FINALITE D’XL REPORT

XL Report est un outil d’analyse des données.

Il permet la consultation et la mise au point de tableaux de bord.

Un tableau de bord présente les informations sous trois formes principales :

  • Présentation sous forme de  tableaux (appelés Cubes).
  • Présentation sous forme de graphiques.
  • Présentation sous forme de liste de données.

ACCES A XL REPORT

 L’accès à XL Report se fait via le menu Activité du logiciel Administrateur.

Menu XL Report

GESTION DES DROITS D’ACCES A XL REPORT

 La gestion générale des droits d’accès permet :

  • d’interdire l’accès complet à XL Report
  • d’autoriser l’accès à XL Report mais en interdisant l’accès à la création de tableaux de bord et au menu de gestion des tableaux de bords.
  • d’interdire l’accès à un tableau de bord en particulier.

XL Report - Droit d'accès

PRESENTATION DE L’ESPACE DE TRAVAIL

    Ecran général

XL Report

    Le navigateur

Le navigateur est composé de catégories paramétrables par l’utilisateur et de tableaux de bord.

XL Report - Navigateur

    La zone de données

Destinée à afficher le résultat du tableau de bord.

Un clic droit sur cet espace affiche une liste permettant d’accéder aux différents éléments de la barre d’outils.

XL Report - Clic droit

    La barre d'outil

XL Report - Icones

        Barre de gestion des tableaux de bord

XL Report - Barre de gestion

        Barre de gestion du navigateur

XL Report - Barre de navigation

        Barre de présentation des données

XL Report - Barre de présentation des données

        Barre d'ajout de données

XL Report - Barre d'ajout de données

        Barre d'ajout des cubes

XL Report - Barre d'ajout des cubes

 

PAS A PAS POUR EXPLOITER UN TABLEAU DE BORD

    Afficher un tableau de bord

Dans le navigateur cliquez sur un tableau de bord présent dans le navigateur. Selon le tableau de bord choisi une fenêtre de sélection peut être affichée. 

Cliquez par exemple sur le tableau de bord : Chiffre d’affaires de la catégorie « Activité ». La sélection suivante est proposée

XL Report - Paramètres

Procédez à la sélection souhaitée.

Le tableau de bord affiche les informations demandées de la manière suivante :

XL Report - Tableau de bord

Les informations sont présentées sous la forme d’un tableau.

En ligne nous avons le « type de pièces »

En colonne nous avons les « caisses utilisées »

L’intersection affiche le « Total TTC ».

 

Note : ce résultat est nommé « vue ».

Un tableau de bord peut pour un même résultat présenter différentes vues :

Une vue en tableau ou « Cube »

Une vue en graphique

Une vue en donnée

 

    Rafraichir les données

Les contenus des différentes vues peuvent être rafraichis de nouvelles données en cours.

Pour demander un rafraichissement des données, cliquer sur le bouton : Rafraichir l'univers (Rafraichir l’univers)

Toutes les vues d’un tableau de bord seront alors rafraichies.

 Si vous souhaitez rafraichir les vues individuellement, utiliser le bouton : Rafraichir tableau de bord (Rafraichir un tableau de bord). Les paramètres d’exécutions de chacune des vues seront alors proposés.

 

    Présentation des zones du tableau

Un tableau possède des zones servant à présenter les données

XL Report - Zone du tableau

A : « Zone des lignes »

B : « Zone des colonnes »

C : « Zone des données »

D : « Zone des filtres »

 

    Compléter le tableau avec des informations supplémentaires

Les tableaux fournis par défaut peuvent être complétés par l’utilisateur.

Cette opération va consister à insérer de nouveaux champs dans l’une des zones du tableau par des fonctions de « glisser /déplacer ».

        Par réorganisation des champs

Ex: Déplacer le champ "Position" de la zone des filtres vers la zone des lignes

XL Report - Champs

Le tableau présente alors la double information « Position » et « Pièces » en ligne.

En cliquant sur le + nous avons la répartition de l’encours par type de pièce et par caisse.

XL Report - Champs

        Par ajout de nouveaux champs

Cliquer sur le bouton « Afficher la liste des champs ».

Une nouvelle fenêtre  listant tous les champs disponibles est affichée.

XL Report - Ajout Champs

Utiliser les fonctions de Glisser / Déplacer pour compléter le tableau.

Ex : glisser le champ « Marge » dans la « zone des données ». Le champ disparait de la fenêtre.

 

L’application remet en forme le tableau et affiche les valeurs pour le champ « Marge ».

Le tableau présente alors le montant de Marge par « type de pièces » et par « Caisse ».

XL Report - Ajout Champs

 

    Filtrer le tableau

        En utilisant les champs du tableau (Filtres rapides)

Chaque champ disposé sur le tableau autorise l’utilisation de filtres.

L’accès au filtre est réalisé par le bouton : Filtre

 

Ex : avec le champ « Piece » de la zone des lignes

XL Report - Filtres

Pour rétablir toutes les valeurs, cochez l'option "Tous" du champ filtré.

        En utilisant les champs disposés dans la zone de filtres

Cette méthode permet de filtrer sur des valeurs non présentes dans le tableau.

La procédure est la même que le point précédent.

        En utilisant la gestion générale des filtres (Filtres élaborés)

Cliquer sur le bouton « Afficher le dialogue de filtrage ».

La fenêtre suivante vous permet de construire des filtres sur plusieurs critères.

XL Report - Filtres élaborés

Lorsque le filtre est appliqué, le pied du tableau vous indique la présence de ce filtre. A tout moment ce dernier peut être dévalidé ou retiré.

 

    Trier les champs du tableau

Les champs présents sur les zones des lignes et des colonnes autorisent des tris.Un simple clic sur le champ tri le tableau selon l’ordre voulu.

 

    Modifier un champ du tableau

Tous les champs du tableau sont modifiables. Un clic droit sur le champ d’un tableau permet de modifier ce dernier.

Ex : Passer le nombre de décimales du champ « Total TTC » à zéro et passer la couleur du texte en rouge.

XL Report - Modifier un champ

Le tableau appliquera ces nouveaux paramètres.

XL Report - Modifier un champ

 

    Dupliquer un champ du tableau

Les champs du tableau peuvent être dupliqués afin de réaliser une transformation du champs. Imaginons que nous souhaitions exprimer en pourcentage le « Total TTC ».

La première étape va consister à dupliquer le champ :

XL Report - Dupliquer un champ

Définir un nouveau nom et libellé

XL Report - Dupliquer un champ

Le champ se positionne automatiquement dans la zone des filtres

XL Report - Dupliquer un champ

Procéder à la modification du champ "Total TTC en pct" par un clic droit

XL Report - Dupliquer un champ

Puis de Glisser / Deplacer le champ dans la zone des données.

XL Report - Dupliquer un champ

     

    Convertir un champ du tableau

Imaginons que nous souhaitions analyser le Chiffre d’affaires selon les mois.

Déplacer le champ « Caisse » dans la fenêtre contenant la liste des champs et ajouter le champ « Date piece» dans la zone des colonnes.

XL Report - Convertir un champ

Faire un clic droit sur le champ "date piece" et demander un regroupement par mois

XL Report - Convertir un champ

Le tableau présentera alors le Total TTC selon les différents mois de l’année ayant eut des ventes.

XL Report - Convertir un champ

 

    Imprimer un tableau

Cliquer sur le bouton » Imprimer la vue ».

Un aperçu de la vue est présenté. Cet aperçu possède différents paramétrages de mise en forme de l’impression.

XL Report - Imprimer

 

    Connaître le détail d'un chiffre de la vue

Il est possible de connaitre les éléments ayant servis au calcul de la valeur du tableau.

Imaginons que nous souhaitions connaitre le détail des factures affichant le total de 367 Euros.

 

Un double clic sur le montant 367 permet d’afficher la liste suivante et de contrôler les valeurs souhaitées.

XL Report - Détail d'une vue

Cette liste autorise différents paramétrages notamment :

Des regroupements. Glisser / Déplacer le champ à regrouper dans la boite de regroupement.

XL Report - Détail d'une vue

Des totalisations. Clic droit fans le pied de la colonne

XL Report - Détail d'une vue - Totalisation

Sélection de champs. Clic gauche sur la case Sélection de champs

XL Report - Détail d'une vue - Sélection

Afin de revenir à la vue utiliser la touche .

 

    Changer de vue

Lorsque l’on est positionné sur une vue « Cube » il est possible de changer cette vue. Cette fonction transforme la vue selon la sélection.

Cliquer sur le bouton : « Afficher une autre vue »

3 choix sont alors possibles

  • Vue Graphique

XL Report - Changer de vue

La vue tableau ou « cube » se transforme alors en vue Graphique :

Le graphique affiche le total des zones de lignes. (Dans notre exemple : Facture et Journal)

XL Report - Graphique

Si l'on clique sur l'une des "Barres", le graphique affiche le détail par Caisse.

XL Report - Graphique

Note :

Une vue Graphique dépend d’une vue « Cube ». Si la vue « Cube » ne possède aucun champ, il n’est pas possible d’afficher le graphique.

 

Barre d’outil du graphique :

XL Report - Graphique  Barre d'outils

A partir d’une vue « Cube » les touches de fonctions F5, F6, F7, F8 sont utilisables pour passer d’une vue à l’autre.

  • Vue Données

XL Report - Vue Données

Dans cette vue, les informations du tableau (Cube) sont affichées en liste.

  • Vue Détail

La vue détail, permet d’analyser la valeur d’un chiffre du tableau.

 

    Créer une vue

Les fonctions de création de vues permettent les affichages et les fonctions évoquées dans le point k avec l’intérêt  supplémentaire de juxtaposer  les  vues.

Ex : Je souhaite avoir à l’écran à la fois le « Cube » et le graphique.

XL Report - Créer une vue

XL Report - Créer une vue

    Enregistrer la modification d'une vue

Toute modification apportée sur un tableau de bord peut être sauvegardé. (Modification de l’affichage d’une vue, création d’une nouvelle vue).

Pour enregistrer les modifications d’un tableau de bord se déplacer dans le menu : Fichiers / Enregistrer un tableau de bord.

(Les tableaux de bord livrés par la société XL Soft ne peuvent être modifiés).

Lors de l’enregistrement, le logiciel vous propose de l’enregistrer sous un nouveau nom.

XL Report - Modifier une vue

 

    Fermer un tableau de bord

Pour passer d’un tableau de bord à un autre, il convient d’abord de fermer celui qui est à l’écran. Vous pouvez utiliser le bouton prévu à cet effet :  Fermer un tableau de bord ou faire un clic droit sur la vue et demander:  « Fermer le tableau de bord ».

 

GERER LES TABLEAUX DE BORD

Il est possible de modifier les catégories ainsi que l’affichage des tableaux de bord, de renommer, d’enlever des tableaux de bord, de les commenter, de les rendre visibles.

Pour réaliser ce type d’opération utilisez le bouton : Gérer mes tableaux de bord ou le menu Outils /Gérer mes tableaux de bord.

 Modifier les informations concernant les tableaux de bord.

Cliquer sur le tableau de bord et procédez aux différentes modifications sur la partie droite de la fiche.

XL Report - Gestion des tableaux de bord

Modifier les informations concernant les catégories

Cliquer sur la catégorie et procédez aux différentes modifications sur la partie droite de la fiche.