Envoi groupé par mail de pièces

Cette notice va permettre de configurer l'envoi groupé par mail de pièces et son utilisation.

CONFIGURATION

Il faut dans un premier temps effectuer le paramétrage de la messagerie sur l'application XL Pos Administrateur.

Pour cela, il faut accéder au bouton application (en haut à gauche) Bouton Application puis le bouton "Préférences" et l'onglet "Messagerie".

Bouton Préférences

Messagerie

Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton + pour ajouter une nouvelle adresse.

Ensuite, il faut renseigner différents champs (généralement ces infos sous fourni par votre fournisseur d'accès Internet ou par votre prestataire).

UTILISATION

Facturation groupée de bons de livraisons

Lorsque vous avez validé le traitement de la facturation groupé des livraisons, le logiciel vous demande si vous souhaitez imprimer les factures générées.

Confirmation impression factures

Dans ce cas, il faut répondre "Oui". Ensuite, il faut effectuer un aperçu sur l'édition des pièces

Aperçu de l'édition des pièces

Enfin sur l'aperçu, nous constatons dans notre exemple, 2 onglets qui corresponds à nos 2 factures générées.

Il est donc possible d'envoyer par mail ces 2 factures aux 2 clients disctincts en utilisant le bouton "Envoyer un mail par document".

Envoyer un mail par document

 

En utilisant cette fonction, l'application contrôle que chaque client possède bien un adresse mail et envoie un mail au client avec sa propre facture en pièce jointe.

En fin de traitement, un rapport apparait vous indiquant si la facture a été envoyé ou pas et si le client ne possède pas d'une adresse mail.

Rapport de traitement