3.19.1 - Liste/Fiche Société

Ce chapitre reprend tous les paramètres essentiels à aborder sur l’Administrateur pour une première installation simple chez un client.

Onglet Identification

« Nom » : représente la Raison Sociale de votre société

« Adresse », « CP, Ville », « Pays » : représentent les coordonnées postales de votre société. Une fois le Pays saisie et les modifications validées, il ne sera plus possible de modifier le pays de la société.

« Téléphone », « Portable », « Fax » : représentent les numéros de téléphone de votre société

« Messagerie » : c'est l'adresse email de votre société

« HTTP » : C'est l'adresse de votre site Web

« SIRET » : C'est le numéro de SIRET de votre société, il est obligatoire pour la norme NF525

« Code NAF » : C'est le code APE de votre société, il est obligatoire pour la norme NF525

« Code TVA » : représente votre numéro de TVA intracommunautaire de votre société, il est obligatoire pour la norme NF525

« Ville du greffe » : représente la ville du greffe de votre société, il est obligatoire pour la norme NF525

« Forme juridique » : C'est la forme juridique de votre société, il est obligatoire pour la norme NF525

« Condition de règlement » : permet de saisir vos conditions de règlement, il est obligatoire pour la norme NF525

Société - Identification

Onglet Paramètres

« Dépôt du magasin » : c’est le code dépôt de votre stock principal.

« Code d’échange »: code permettant de dissocier les dossiers dans le cas où vous gérez plusieurs dossiers administrateur. L’importation des mouvements de caisse tiendra compte de cette valeur pour importer uniquement les fichiers correspondant au dossier.

« Exporter les demandes… » : uniquement lorsque l’Administrateur doit envoyer des informations vers un logiciel tiers (ERP, GPAO,…)

« Fonds de caisse global » : si vous êtes frontalier et gérez plusieurs devises dans votre fond de caisse, c’est ici que vous devez préciser les monnaies gérées.

« Montant dans la devise » : c’est la somme totale des espèces dans votre magasin (fond de caisse + coffre)

« Codifications automatiques » : 

Société - Paramètres

Syntaxe et exemples (utilisable pour les articles, clients, Mandant SEPA et numérotations)


[:] permet d'indiquer la longueur totale du code obtenu.
Ex : [FAMILLE:3] donnera les trois premiers caractères de la famille article.

[@:] permet d’indiquer la longueur du no séquentiel calculé automatiquement.
Ex : [@:6] donnera un code numérique auto-incrémenté sur six caractères : 000001
Il est conseillé de nommer chaque compteur auto-incrémenté de manière distincte.
Ex : @article ou @compta (dans la table C_NUMERO un enregistrement relatif au compteur sera créé avec comme radical le nom du compteur).

[@:] permet d'indiquer un compteur séquentiel auto incrémenté et sa longueur.
[<Paramètres>] permet d'indiquer un paramètre qui sera évalué lors de la création du code
[<Paramètres>:] permet d'indiquer un paramètre et sa longueur qui sera évalué lors de la création du code
<Paramètres> peut prendre des valeurs différentes suivants le type de code à obtenir. Certains sont prédéfinis :

%RND : Nombre aléatoire
%SC : Siècle courant
%AA : Année courante
%MM : No de mois courant
%JJ : No de jour du mois courant
%SM : No de semaine courante
%QT : No de quantième du jour
%HH : Heures
%MM : Minutes
%SS : Secondes
%MS : Millisecondes


Vous pouvez également indiquer un nom de champ de la fiche concernée.

Exemple pour un code article :
ART-[FAMILLE:3]-[%AA]-[:15] donnera le code ci-dessous lors de la création du premier article de la famille ACC en 2006: ART-ACC-06-0001.

Onglet Options

Société - Options

- « Article de remplacement.. » : c’est le code article utilisé dans le cas où un article vendu en caisse n’existerait pas dans l’administrateur. (Idem pour client)

- « Les prix calculés déterminent des prix TTC » : si cette option est cochée, le coefficient est calculé de la manière suivante :
Prix de vente TTC / PRC = coefficient

Dans la majorité des installations, nous conseillons de cocher cette option. Les coefficients de ventes exprimés dans le commerce sont en principe TVA incluse.

- « Appliquer le meilleur tarif disponible au client » : cette option permet d’appliquer le tarif le plus intéressant pour le client et d’occulter la hiérarchie des tarifs appliquée par défaut par le logiciel (voir ci-dessous).

  • Article gratuit
  • Soldes articles
  • Soldes familles
  • Tarifs privés articles
  • Tarifs privés familles
  • Promotion articles
  • Grille de tarifs articles
  • Grille de tarifs familles
  • Tarif par dépôts
  • Tarif par défaut de l’article

- « Alerter si le prix de vente est inférieur au P.R.C. x … » : permet l’affichage d’une alerte dès que le prix de vente passe en-dessous du PRC (y compris en saisissant une remise).
     Dans le cadre d’un produit « Lot » et « Assemblé », le contrôle s’exerce sur le lot et non sur les composants.
     Dans le cadre d’un produit « Lié », le contrôle s’exerce sur tous les composants.

- « Calcul du stock disponible » : permet de paramétrer les éléments à prendre en compte pour le calcul du stock disponible en partant de la règle de base :

           Stock théorique – Cde Client + Cde Fournisseur - Vente caisse issue du flash caisse (option) - Liste de cadeaux (option – si cette option est choisie la notion de mis de côté deviens inactive) - Mis de côté (option)

- « Contrôler les stocks lors de la saisie des pièces de ventes » : le stock est contrôlé à partir du stock réel pour être en cohérence avec la caisse. Un message est affiché en fin de saisie de ligne si la quantité saisie est supérieure au stock réel. Le message indique également le stock disponible. Le contrôle est réalisé sur les Commandes/BL/Factures. Pas de contrôles sur les opérations de transfert de pièces (commande vers BL par ex).

- « Type de client des pièces par défaut » : permet de spécifier le type de client par défaut lors de la création de pièces de vente dans l’Administrateur.

- « Création des regroupements » : lors de l’attribution d’une nouvelle valeur dans les sous-familles, nature, catégorie, collection ou regroupement, cette valeur peut être automatiquement ajoutée à la liste en fonction de l’option définie.

- « Mise à jour du catalogue en saisie d'achat » : lors de la saisie d’un prix d’achat différent du prix standard sur une pièce fournisseur, XL Pos vous propose de mettre à jour le prix d’achat de la fiche article.

- « Contrôler le fournisseurs des articles » : en création de commande, XL pos affiche un message d’erreur si l’article saisi n’est pas référencé chez le fournisseur

- « Vérifier que le montant du franco est atteint » : en cochant cette option, un message apparaitra en validation de commande fournisseur si le montant HT de la commande est inférieur au montant du franco indiqué dans la fiche fournisseur.

Onglet Pièces

 Société - Pièces

- « Conserver le prix TTC lorsque la TVA est modifiée » : en cochant l'option le prix de vente TTC ne changera pas si l'on modifie le taux de TVA de l'article. Le logiciel recalculera alors le prix de vente HT.

- « Pointer par défaut les lignes lors du pointage des commandes » : en cochant l’option vente et / ou achat, les quantités commandées sont automatiquement reportées en quantité reçues dans le pointage des commandes.

- « Utiliser les promotions d'achat pour valoriser le PRC des ventes en promotions (valeur de stock sinon) » : en cochant l'option le logiciel va appliquer le prix d'achat remisé sur le PRC des lignes de ventes si cet article fait partie d'une promotion d'achat et d'une promotion de vente afin que la marge soit calculée avec le prix d'achat remisé.

- « Franco de port à la vente (pas de franco si vide) » : permet de définir le montant de la pièce à partir duquel les frais de port sont offerts.

- « Saisie automatique du libellé des articles divers » : quand cette case est cochée, pour un article noté comme divers sur sa fiche, la caisse demande au vendeur de saisir un libellé permettant à postériori de déterminer quel article a été vendu afin de le créer et de modifier le journal de vente.

- « Cumuler les quantités des articles identiques » : permet de cumuler les articles identiques en caisse lorsque les conditions de ventes sont identiques.

- « Ne pas confirmer les reprises de tickets partagés » : permet de ne pas afficher le message de confirmation lors d’une reprise de ticket partagé.

- « Générer une ligne lors de l’annulation sur le ticket » : lors de l’utilisation de la fonction « Annuler une ligne » en caisse, une contre ligne d’annulation apparaît sous la ligne annulée.

- « Afficher les tickets en attente à la validation d’un ticket » : si l’option est cochée la liste des tickets en attente s’affiche entre chaque ticket.

Onglet Libellé

Cet onglet permet d’indiquer des libellés plus explicites en fonction de votre activité pour les critères de classifications articles, déclinaisons (pour la version textile et les listes de cadeaux).

Société - Libellé

Onglet Numéros

Cet onglet permet de configurer les radicaux des numéros de pièces de l'application XL Pos Administrateur.

Société - Numéros

Onglet Code barre

Société - Codes à Barres

Gérer le format EAN13 :
Ajoute sur la fiche article la fonction de génération automatique d’un code barre au format EAN 13, dans ce cas vous devez préciser un radical commençant par 20.
La devise est utile pour les codes-barres au format EAN 13 incluant le prix dans le code barre (fruits et légumes par exemple).
Pour information, les codes-barres prix contiennent le prix de l’article exprimé en francs.

Génération automatique des codes-barres :
Le logiciel XL Pos permet de générer un code barre à chaque article dès son enregistrement ou lors d’un import article.
Exemple :
Modèle Code Barre 1=[%AA]-[%MM]-[:12]
(Génère un code barre 1 en utilisant <l’année>-- le tout sur 12 caractères)

Modèle Code Barre 2=EAN13:20[:12]
(Génère un code barre 2 au format EAN 13 avec la racine 20. Le tout est sur 12 caractères, le logiciel calcule la clé).

Activer la gestion des codes à barres EAN13 sur les préfixes suivants :
Permet de retirer un préfixe de la liste pour ne plus l’interpréter comme un code barre prix, poids ou presse.

Compléter ces codes EAN avec des zéros :
Dans le cas d’un code barre prix, poids, presse, l’enregistrement du code barre sera complété par des 0 si l’option est cochée.

« UCC/EAN 128 » :
La particularité des codes EAN 128 est de pouvoir stocker des informations telles que le poids, la DLC, N° LOT et autres.
Se reporter au chapitre « 23-3. ucceanai.ini (gestion des codes-barres UCC/EAN 128) ».

Codes à barres presse :
Code presse unique : ce code remplace tous les codes presse lus mais conserve le prix indiqué dans le code.
Code presse complet : si coché on conserve le numéro de parution sur 5 caractères à partir du 14ème caractère. (Nécessite de passer la zone code barre à 18).
Ignorer prix revue : si coché prend le prix de la fiche article, sinon prend le prix indiqué dans le code.

Onglet Caisse

Société - Caisse

« Message de bienvenue » : texte visible sur l’afficheur client entre chaque ticket.

« Modèle de mail pour l'envoi des tickets » : Il est possible de créer une mail type lors de l'envoie du ticket par mail pour cela, il suffit de cliquer sur l'icône Société - Caisse créer un mail afin de concevoir pour mail type.

« Vérifier que la liste des règlements a été imprimée » : si l’option est cochée, à l’ouverture de la caisse, un message invite à vérifier que la liste des règlements a été imprimée ».

« Vérifier que la bande de contrôle a été éditée » : si l’option est cochée, à l’ouverture de la caisse, un message invite à vérifier que la bande de contrôle a été imprimée ».

« Conserver le détail des mouvements du client par défaut » : si l’option est cochée, tous les tickets effectués sur la caisse seront sauvegardés dans la table « C_MOUVEMENT.NX ». Cela permet entre autres de calculer des indicateurs comme le panier moyen par vendeur ou bien encore de rééditer un ticket à partir de l’Administrateur.

« Verrouiller la caisse au bout de » : Permet de quitter le logiciel de caisse automatiquement au bout de X minutes d'inactivités (Valeur minimale de 15 min et Valeur maximale de 240 min)

« Délai de mise à jour des tarifs en caisse (en mn) » : Option permettant de choisir le délai de la mise à jour des tarifs en cours de journée en caisse via la publication des tarifs.

Onglet Divers

Société - Divers

- Gestion de la TVA perçue non récupérable : La TVA NPR s’applique aux livraisons et importations en Guadeloupe, en Martinique ou à la Réunion de biens d’investissement neufs,
exonérées de la TVA en application du 5° du 1 de l’article 295, lorsque le destinataire de la livraison ou l’importateur est un assujetti qui dispose d’un établissement stable dans ces départements et y réalise des activités ouvrant droit à déduction en application de l’article 271 du CGI.

  • Libellé TVA : Permet d'indiquer le libellé de cette TVA NPR
  • Taux TVA : Indiquer le taux de cette TVA

- Gestion de l’échelon de la tare (pour les balances connectées) : Permet d'indiquer la précision de la balance utilisée (ex: 2g, 5g, ...).

  • Echelon de la tare (en g.) : Cette valeur sera utilisé pour contrôler les tares sur les fiches articles

- Gestion des frais de facturation : Permet de configurer les frais de facturation de manière automatique.

  • Mode de gestion : Aucun (Pas de frais de facturation)

                                  Forfaitaires (Si les frais sont appliqués sur plusieurs BL d'un client, lors de la facturation groupée des BL ces frais ne seront pas cumulés)

                                  Cumulés (Si les frais sont appliqués sur plusieurs BL d'un client, lors de la facturation groupée des BL ces frais seront cumulés en fonction des BL)

  • Article utilisé pour les frais : Permet de sélectionner l'article utilisé pour les frais de facturation
  • Type de pièce à partir duquel les frais s'appliquent : Permet d'indiquer à partir de quel type de pièce les frais de facturation s'appliquent (Devis, Commande, Livraison, Facture)
  • Plafond des frais de facturation (hors taxes) : Indiquer un montant HT à ne pas dépassé pour les frais de facturation souvent utilisé pour le mode de gestion Cumulés.

Onglet Transferts

Cet onglet permet de configurer les liaisons entre l'application XL Pos Administrateur et le ou les applications XL Pos Caisse.

Société - Transferts

Onglet Impressions

Cet onglet permet de configurer les types d'impressions et les modèles par défauts.

Société - Impressions

Onglet RGPD

Société - RGPD

"Délégué à la protection des données" : Personne de l'entreprise en charge de l'application de la RGPD.

"Délai d'inactivité avant anonymisation" : Nombre d'années sans passage du client avant qu'il soit anonymisé  (la fiche client reste mais le contenu est supprimé).

"Délai d'inactivité avant purge" : Nombre d'années sans passage du client avant qu'il soit supprimé.

 Voir le mode opératoire complet : [3.1 - RGPD]