Facturation d’une réception ou facturation groupée
Cette dernière étape dans le cycle des achats est obligatoire lorsque les achats sont transférés vers un logiciel comptable.
Cette manipulation permet également de rapprocher les conditions d’achats indiquées sur la facture du fournisseur par rapport à votre réception.
Cette validation des conditions d’achats sert à valoriser de manière précise les stocks.
Facturation d’une réception
Aller dans l’onglet « Stocks » puis cliquer sur « Réceptions ».
Parmi la liste des réceptions, sélectionner la pièce à facturer.
Cliquer sur l’icône « Facturer la réception ».
Il faut modifier ensuite les conditions d’achats si il y a des différences entre la facture du fournisseur et la facture issue de la réception.
Il arrive fréquemment que des différences de calcul d’arrondies interviennent entre les factures du fournisseur et la facture issue de la réception.
Pour cela, la méthode la plus simple est de créer un article « ECART » sans TVA que l’on insérera dans la facture avec une valeur correspondant à l’écart.
Les frais de port n’étant pas gérés dans l’application, il est conseillé également de créer un article « PORT TAXABLE » et « PORT NON TAXABLE ».
Le port non taxable n’est pas soumis à TVA.
Ces articles seront ensuite insérés dans la facture pour que le port facturé par les fournisseurs apparaisse.
Facturation groupée de bons de réception
Cette procédure permet de transférer dans une facture fournisseur plusieurs réceptions.
Aller dans l’onglet « Stocks » puis cliquer sur « Facturation des Réceptions ».
« Réception du : …. au… » : Prend en compte toutes les réceptions comprises entre ces dates.
« A facturer du : …. au… » : Prend en compte toutes les dates de facturation mentionnées sur les réceptions. (Facultatif)
Indiquer un fournisseur ou une sélection de fournisseurs.
Indiquer le dépôt concerné par les réceptions à facturer.
Indiquer le mode de facturation des réceptions à facturer. ([3.3.1 - Liste/fiche fournisseur])
En appuyant sur le bouton « OK », la liste des réceptions correspondant à la sélection apparait.
Indiquer une date de facturation identique pour les réceptions en saisissant une date dans la zone « Facturer le : » puis en appuyant sur le bouton « Appliquer ».
A l’aide de l’icône « Corbeille », on peut supprimer une réception de la facturation.
Cliquer ensuite sur le bouton « Aperçu » afin de visualiser le regroupement des réceptions.
Dans l’exemple ci-dessous, les deux réceptions (RF-0000002 et RF-0000006) vont bien être regroupées dans une facture pour un montant de 1 270,56 €.
Dans l’exemple ci-dessous, les deux réceptions ne sont pas regroupées dans une facture car la date de facturation n’est pas identique entre les deux réceptions.
Si le regroupement est correct, cliquer sur le bouton « Fermer » puis « Valider ».
Le traitement s’effectue et un message vous invite à imprimer la facture.
La facture est ensuite accessible et modifiable dans l’onglet « Stocks » puis « Factures ».
Notes : la facture reste modifiable dès lors que le transfert en comptabilité n’a pas été réalisé ou bien que la facture ne fait pas partie d’un mois clôturé.
Il est à noter que l’application ne gère pas la saisie des règlements fournisseurs.