Ce chapitre reprend tous les paramètres essentiels à aborder sur l’Administrateur pour une première installation simple chez un client.
Onglet Paramètres
« Dépôt du magasin » : c’est le code dépôt de votre stock principal.
« Code d’échange »: code permettant de dissocier les dossiers dans le cas où vous gérez plusieurs dossiers administrateur. L’importation des mouvements de caisse tiendra compte de cette valeur pour importer uniquement les fichiers correspondant au dossier.
« Exporter les demandes… » : uniquement lorsque l’Administrateur doit envoyer des informations vers un logiciel tiers (ERP, GPAO,…)
« Fonds de caisse global » : si vous êtes frontalier et gérez plusieurs devises dans votre fond de caisse, c’est ici que vous devez préciser les monnaies gérées.
« Montant dans la devise » : c’est la somme totale des espèces dans votre magasin (fond de caisse + coffre)
« Codifications automatiques » :
Syntaxe et exemples (utilisable pour les articles, clients et numérotations)
[:<longueur du code>] permet d'indiquer la longueur totale du code obtenu.
Ex : [FAMILLE:3] donnera les trois premiers caractères de la famille article.
[@:<longueur>] permet d’indiquer la longueur du no séquentiel calculé automatiquement.
Ex : [@:6] donnera un code numérique auto-incrémenté sur six caractères : 000001
Il est conseillé de nommer chaque compteur auto-incrémenté de manière distincte.
Ex : @article ou @compta (dans la table C_NUMERO un enregistrement relatif au compteur sera créé avec comme radical le nom du compteur).
[@<Compteur>:<longueur du code>] permet d'indiquer un compteur séquentiel auto incrémenté et sa longueur.
[<Paramètres>] permet d'indiquer un paramètre qui sera évalué lors de la création du code
[<Paramètres>:<longueur>] permet d'indiquer un paramètre et sa longueur qui sera évalué lors de la création du code
<Paramètres> peut prendre des valeurs différentes suivants le type de code à obtenir. Certains sont prédéfinis :
%RND : Nombre aléatoire
%SC : Siècle courant
%AA : Année courante
%MM : No de mois courant
%JJ : No de jour du mois courant
%SM : No de semaine courante
%QT : No de quantième du jour
%HH : Heures
%MM : Minutes
%SS : Secondes
%MS : Millisecondes
Vous pouvez également indiquer un nom de champ de la fiche concernée.
Exemple pour un code article :
ART-[FAMILLE:3]-[%AA]-[:15] donnera le code ci-dessous lors de la création du premier article de la famille ACC en 2006: ART-ACC-06-0001.
Onglet Options
« Article de remplacement.. » : c’est le code article utilisé dans le cas où un article vendu en caisse n’existerait pas dans l’administrateur. (Idem pour client)
« Les prix calculés déterminent des prix TTC » : si cette option est cochée, le coefficient est calculé de la manière suivante :
Prix de vente TTC / PRC = coefficient
Dans la majorité des installations, nous conseillons de cocher cette option. Les coefficients de ventes exprimés dans le commerce sont en principe TVA incluse.
« Appliquer le meilleur tarif disponible au client » : cette option permet d’appliquer le tarif le plus intéressant pour le client et d’occulter la hiérarchie des tarifs appliquée par défaut par le logiciel (voir ci-dessous).
01 - Article gratuit
02 - Soldes articles
03 - Soldes familles
04 - Tarifs privés articles
05 - Tarifs privés familles
06 - Promotion articles
07 - Grille de tarifs articles
08 - Grille de tarifs familles
09 - Tarif par dépôts
10 - Tarif par défaut de l’article
« Alerter si le prix de vente est inférieur au P.R.C. x … » : permet l’affichage d’une alerte dès que le prix de vente passe en-dessous du PRC (y compris en saisissant une remise).
Dans le cadre d’un produit « Lot » et « Assemblé », le contrôle s’exerce sur le lot et non sur les composants.
Dans le cadre d’un produit « Lié », le contrôle s’exerce sur tous les composants.
« Calcul du stock disponible » : permet de paramétrer les éléments à prendre en compte pour le calcul du stock disponible en partant de la règle de base :
Stock théorique – Cde Client + Cde Fournisseur
-
Vente caisse issue du flash caisse (option)
-
Liste de cadeaux (option – si cette option est choisie la notion de mis de côté deviens inactive)
-
Mis de côté (option)
« Contrôler les stocks lors de la saisie des pièces de ventes » : le stock est contrôlé à partir du stock réel pour être en cohérence avec la caisse. Un message est affiché en fin de saisie de ligne si la quantité saisie est supérieure au stock réel.
Le message indique également le stock disponible.
Le contrôle est réalisé sur les Commandes/BL/Factures.
Pas de contrôles sur les opérations de transfert de pièces (commande vers BL par ex).
« Type de client des pièces par défaut » : permet de spécifier le type de client par défaut lors de la création de pièces de vente dans l’Administrateur.
« Création des regroupements » : lors de l’attribution d’une nouvelle valeur dans les sous-familles, nature, catégorie, collection ou regroupement, cette valeur peut être automatiquement ajoutée à la liste en fonction de l’option définie.
« Mise à jour … achat » : lors de la saisie d’un prix d’achat différent du prix standard sur une pièce fournisseur, XL Pos vous propose de mettre à jour le prix d’achat de la fiche article.
« Contrôler … articles » : en création de commande, XL pos affiche un message d’erreur si l’article saisi n’est pas référencé chez le fournisseur
« Vérifier que le montant du franco est atteint » : en cochant cette option, un message apparaitra en validation de commande fournisseur si le montant HT de la commande est inférieur au montant du franco indiqué dans la fiche fournisseur.
Onglet Pièces
« Pointer par défaut les lignes lors du pointage des commandes » : en cochant l’option vente et / ou achat, les quantités commandées sont automatiquement reportées en quantité reçues dans le pointage des commandes.
« Saisie automatique du libellé des articles divers » : quand cette case est cochée, pour un article noté comme divers sur sa fiche, la caisse demande au vendeur de saisir un libellé permettant à postériori de déterminer quel article a été vendu afin de le créer et de modifier le journal de vente.
« Cumuler les quantités des articles identiques » : permet de cumuler les articles identiques en caisse lorsque les conditions de ventes sont identiques.
« Ne pas confirmer les reprises de tickets partagés » : permet de ne pas afficher le message de confirmation lors d’une reprise de ticket partagé.
« Générer une ligne lors de l’annulation sur le ticket » : lors de l’utilisation de la fonction « Annuler une ligne » en caisse, une contre ligne d’annulation apparaît sous la ligne annulée.
« Afficher les tickets en attente à la validation d’un ticket » : si l’option est cochée la liste des tickets en attente s’affiche entre chaque ticket.
Onglet Libellé
Cet onglet permet d’indiquer des libellés plus explicites en fonction de votre activité pour les critères de classifications articles, déclinaisons (pour la version textile et les listes de cadeaux).
Onglet Code barre
Gérer le format EAN13 :
Ajoute sur la fiche article la fonction de génération automatique d’un code barre au format EAN 13, dans ce cas vous devez préciser un radical commençant par 20.
La devise est utile pour les codes-barres au format EAN 13 incluant le prix dans le code barre (fruits et légumes par exemple).
Pour information, les codes-barres prix contiennent le prix de l’article exprimé en francs.
Génération automatique des codes-barres :
Le logiciel XL Pos permet de générer un code barre à chaque article dès son enregistrement ou lors d’un import article.
Exemple :
Modèle Code Barre 1=[%AA]-[%MM]-[:12]
(Génère un code barre 1 en utilisant <l’année>-- le tout sur 12 caractères)
Modèle Code Barre 2=EAN13:20[:12]
(Génère un code barre 2 au format EAN 13 avec la racine 20. Le tout est sur 12 caractères, le logiciel calcule la clé).
Activer la gestion des codes à barres EAN13 sur les préfixes suivants :
Permet de retirer un préfixe de la liste pour ne plus l’interpréter comme un code barre prix, poids ou presse.
Compléter ces codes EAN avec des zéros :
Dans le cas d’un code barre prix, poids, presse, l’enregistrement du code barre sera complété par des 0 si l’option est cochée.
« UCC/EAN 128 » :
La particularité des codes EAN 128 est de pouvoir stocker des informations telles que le poids, la DLC, N° LOT et autres.
Se reporter au chapitre « 23-3. ucceanai.ini (gestion des codes-barres UCC/EAN 128) ».
Codes à barres presse :
Code presse unique : ce code remplace tous les codes presse lus mais conserve le prix indiqué dans le code.
Code presse complet : si coché on conserve le numéro de parution sur 5 caractères à partir du 14ème caractère. (Nécessite de passer la zone code barre à 18).
Ignorer prix revue : si coché prend le prix de la fiche article, sinon prend le prix indiqué dans le code.
Onglet Caisse
« Message de bienvenue » : texte visible sur l’afficheur client entre chaque ticket.
« Vérifier que la liste des règlements a été imprimée » : si l’option est cochée, à l’ouverture de la caisse, un message invite à vérifier que la liste des règlements a été imprimée ».
« Vérifier que la bande de contrôle a été éditée » : si l’option est cochée, à l’ouverture de la caisse, un message invite à vérifier que la bande de contrôle a été imprimée ».
« Conserver le détail des mouvements du client par défaut » : si l’option est cochée, tous les tickets effectués sur la caisse seront sauvegardés dans la table « C_MOUVEMENT.NX ». Cela permet entre autres de calculer des indicateurs comme le panier moyen par vendeur ou bien encore de rééditer un ticket à partir de l’Administrateur.
Onglet Divers
Gestion de la TVA perçue non récupérable.
Gestion de l’échelon de la tare (pour les balances connectées).
Gestion des frais de facturation.