9.4 - Clôturer la caisse

La clôture de caisse est une opération irrémédiable qui consiste à clôturer la journée de caisse et à préparer un fichier pour intégration dans le logiciel XL Pos Administrateur.

Les tickets de caisse ne pourront plus être modifiés une fois cette étape passée.

Comptage de la caisse

Imprimer le X ou consulter l’onglet « Moyens » du bouton « Ventes du jour »

Lors de cette étape, il faut vérifier les éléments suivants :

  • le nombre de chèques correspond avec le nombre que vous comptez physiquement.
  • le nombre de CB correspond avec le journal du TPE (Télécollecte)
  • retenir le montant des espèces encaissé dans la journée.

Effectuer le retrait d’espèces

Cette opération consiste à retirer de votre fond de caisse un montant d’espèces afin de le placer dans le coffre de votre magasin.

La procédure de retrait est décrite dans [5.2 - Retrait d'espèces].

Appuyer sur le bouton « Fermer » en haut de l’aperçu ticket afin de procéder à la clôture de caisse.

Bouton Fermer

Comptage du fonds de caisse et clôture

- Appuyer sur le bouton « Clôturer la caisse »

La fenêtre suivante vous invite à vous identifier si plusieurs vendeurs sont paramétrés sur le logiciel. Si le vendeur mis par défaut ne correspond pas, appuyer sur le bouton « Vendeur » puis sélectionner le vendeur parmi la liste. Il faut indiquer ensuite le mot de passe si celui-ci est paramétré.

Identification Fermeture Caisse

- Indiquer dans la zone "Visites" le nombre total de visiteurs dans votre magasin. Cette information est en générale donnée par les barrières antivol équipées d’un capteur de passages.

La zone Notes permet de mettre un commentaire sur la journée écoulée (météo, opérations promotions particulières, erreur de caisse injustifiée, ...). Ce commentaire sera consultable sur le journal de caisse dans XL Pos Administrateur.

- Appuyer sur le bouton « OK »

- Indiquer ensuite le fond de caisse de fin de journée présent dans votre tiroir-caisse.

Saisie du Fonds de caisse

Par principe, il faut compter votre fond de caisse physique puis indiquer au logiciel la somme que vous avez constaté suivant deux manières :

  • Comptage automatique
    • Appuyer sur le bouton « Calculatrice »
    • Indiquer dans la colonne Quantité le nombre de pièces comptées ou le nombre de billets.
    • Appuyer sur le bouton « OK »
  • Comptage manuel

Compter manuellement votre fonds de caisse et saisir le montant dans la zone « Euro »

Fond de caisse

Une option (Profil de caisse – onglet Clôture) permet d’imprimer sur le ticket de clôture le contenu de la calculatrice monétaire.

Appuyer sur le bouton «Ouvrir le tiroir» pour retirer votre fond de caisse puis appuyer sur le bouton « OK ».

Le bouton « Règlement » permet de modifier lors de la clôture un mode de règlement erroné sur un ticket de la journée.

Contrôle des règlements

Sélectionner le ticket concerné puis modifier le moyen de paiement  en cliquant sur le moyen affiché et en choisissant le bon moyen parmi la liste.

 

Appuyer sur le bouton « Valider » pour revenir à l’écran précédent.

Appuyer sur le bouton « OK » pour finir la clôture de la caisse.

Si le montant du fond de caisse indiqué correspond au fonds de caisse calculé, le ticket de clôture est imprimé sur l’imprimante ticket ou A4 en fonction du paramétrage demandé.

Sinon un message vous indique que le fond de caisse n’est pas correct et vous invite à le confirmer ou à recompter.

 

Un message vous invite à imprimer la bande de clôture. (Edition de tous les tickets de caisses)

Nous vous conseillons de ne pas imprimer cette bande de contrôle puisque cette dernière est stockée sur XL Pos Administrateur et ré imprimable à la demande.

 

Un message vous invite à imprimer la liste des règlements de manière détaillée.

Appuyer ensuite sur le bouton « Quitter » pour quitter le logiciel XL Pos Caisse.