Rannou Métivier

 

 

Les cinq magasins de Rannou-Métivier, ainsi que l’atelier de production, ont été entièrement rééquipés avec un système de gestion moderne.
Nous recevons aujourd’hui Lionel Bertrand, directeur de la maison Rannou-Métivier. Cette entreprise, fondée en 1920, est réputée pour ses Macarons de Montmorillon. Chocolatier, biscuitier, et confiseur, Rannou-Métivier emploie près d’une cinquantaine de salariés sur six sites (dont cinq boutiques).
Dans cette première partie de l’interview, Lionel Bertrand nous présente son activité.

(interview réalisé par Olivier VIDAL, www.logiciel-caisse.org)

 

Pouvez-vous nous présenter votre activité ?

Nous sommes à la fois chocolatier, biscuitier, et confiseur, mais nous sommes réputés pour notre spécialité, le Macaron de Montmorillon. Rannou-Métivier est une maison de tradition créée en 1920 et qui est restée dans notre famille depuis cinq générations.

 

Combien de personnes employez-vous actuellement ?

Nous avons près de cinquante salariés. C’est un développement relativement récent puisqu’il y avait seulement une douzaine de salariés au début des années quatre-vingt

Combien de magasins possédez-vous ?

Nous avons cinq magasins à Poitiers, Montmorillon, et Châtellerault, mais comme nous produisons nous-mêmes un grand nombre de nos produits (macarons, chocolats, etc.), nous avons aussi un atelier de production où travaillent nos artisans.

 

Les chocolats et macarons que vous produisez sont-ils également commercialisés par des revendeurs ?

Non, toute notre production est vendue par nos magasins. Nos procédés de fabrication sont très artisanaux et nous travaillons directement avec les matières premières, ce qui demande beaucoup de travail.

 

Un chocolat, par exemple, est manipulé cinq fois avant d’être fin prêt. Comment êtes-vous informatisés ?

Nous avons complètement changé notre système de gestion l’année dernière. Nous sommes en fait passés de la préhistoire au XXIe siècle ! Nous avions encore en effet des machines sous DOS, Multiplan, et nous travaillions également avec un P.G.I. (Progiciel de Gestion Intégré), développé par une SSII locale, qui fonctionnait mal et qui nous faisait perdre un temps précieux.

Nous avons maintenant des PC modernes sur chaque site, chacun étant relié à internet et équipé d’une messagerie Skype, ce qui nous permet « d’abattre les cloisons » malgré la distance qui sépare les différents sites.

 

Quelles solution avez-vous choisi ?

Vous avez changé votre système de gestion l’année dernière. Comment avez-vous choisi votre nouvelle solution ?

J’ai étudié les principales solutions du marché pendant six mois ! C’était important pour nous de faire un bon investissement et de choisir un système enfin fiable pour gérer nos boutiques. Je me suis d’ailleurs fait aider d’un consultant spécialisé en système informatique.

 

Quelles solutions avez-vous étudiées ?

Il y en a eu de nombreuses, mais au final, nous en avons retenu trois.

 

Quelle a été la solution sélectionnée ?

Celle de XL Soft.

 

Comment XL Soft s’est-il démarqué de ses confrères ?

Disons que l’on sent que cette société est d’abord axée sur la satisfaction du client avant d’être axée sur le résultat commercial. Je me suis senti en confiance avec des personnes qui connaissaient parfaitement leur produit et qui me parlaient concrètement des implications d’un tel changement dans notre système.

Alors qu’avec mes autres interlocuteurs, je n’avançai pas, car j’avais l’impression que l’on essayait de me cacher les zones d’ombre pour m’amener à signer le plus rapidement possible.

 

Quelle a été l’approche de XL Soft?

Ils se sont assurés qu’il n’y avait plus de zone d’ombre et ils nous devancent même souvent dans le décorticage de notre cahier des charges, ce qui est appréciable. En gros, ils ont fait très attention à ce que leur solution soit parfaitement adaptée à nos besoins, et lorsque ce n’était pas le cas, ils nous en ont parlé sans ambages.

C’est une démarche qui nous a séduits par sa transparence. Si vous voulez, lorsque l’on parle à des commerciaux, la réponse est souvent « oui, on peut le faire », le problème est que même si effectivement beaucoup de choses sont maintenant techniquement possibles, l’important est de savoir si le résultat et la méthode correspondront à nos souhaits. Avec XL Soft, nous avons pu avoir des explications très claires et nous permettant de ne pas avoir de mauvaises surprises après la signature du contrat.

Comme vous gérez plusieurs points de vente, que vous produisez vous-même vos produits, et que vous avez également un site de commerce en ligne (internet), la gestion de votre entreprise n’est pas des plus simples, quelle est la partie la plus sensible de votre système de gestion ?

La liaison entre les caisses des magasins et le central. La solution XL Pos nous a plu aussi justement par la simplicité avec laquelle elle gère les postes de caisse. Les caisses sont pratiquement toutes identiques et chacune peut être installée rapidement, c’est-à-dire que si j’amène un PC aujourd’hui, je peux réinstaller une nouvelle caisse moi-même en cinq minutes, avec une simple clé USB.

Cet aspect de facilité de fonctionnement est important, car il nous permet de nous passer de la maintenance de l’éditeur dans la plupart des cas.

 

Vos magasins sont-ils équipés d’écrans tactiles ?

Non, nous avons diminué notre investissement en ne prenant pas d’écran tactile, ni de douchette code-barres d’ailleurs, la lecture code-barres n’étant pas toujours la plus judicieuse pour nous, étant donné que nous commercialisons des produits artisanaux.

En matériels de caisse, nous avons uniquement des imprimantes-tickets.

 

Comment les articles sont-ils alors saisis en caisse ?

Grâce à des codes, tout simplement. Les produits ne sont généralement pas étiquetés, les vendeurs connaissant leurs codes, ceux-ci étant codés de manière logique et mnémotechnique.

 

Techniquement, comment les boutiques sont-elles reliées au siège ?

De manière très simple : avec un envoi de données vers le siège à la clôture des caisses, et un envoi de données dans l’autre sens, vers les magasins, le matin, avant l’ouverture. Tout ceci, par l’intermédiaire d’un site FTP.

C’est une solution simple qui nous convient par sa souplesse et son coût abordable. Avec les solutions que me proposaient les autes éditeurs, je devais obligatoirement installer un réseau VPN entre le siège et les boutiques, ce qui est lourd et cher, notamment parce qu’il nous aurait fallu une IP fixe pour chaque point de vente, ainsi que des protections internet importantes dans chaque magasin.

Avec la solution de XL Soft, nous avons uniquement besoin d’une protection internet importante au siège, les postes des points de vente pouvant se contenter de protections mineures.

 

Concernant la gestion des commandes fournisseurs, comment chacun de vos magasins est-il organisé ?

Chaque magasin dispose de deux outils : la caisse bien sûr, mais également un accès TSE vers le siège qui leur permet de passer les commandes fournisseurs, gérer les réceptions, ainsi que le stock.

 

Comment gérez-vous les commandes internes (des produits que vous produisez) et les commandes de fournisseurs extérieurs ?

En fait, l’organisation s’appuie sur deux structures : la production d’une part, et les magasins d’autre part.

Tous les achats extérieurs passent par la production (y compris les produits finis qui ne vont pas être transformés en production), et les magasins n’ont donc qu’un interlocuteur : la production au Siège.

Les magasins passent donc des commandes aux différents services de la production, comme si c’étaient des fournisseurs externes.

Pour revenir à notre choix de prestataire (pour l’informatisation du groupe), toute cette organisation a été pensée et discutée avec XL Soft, alors qu’avec les autres éditeurs, nous n’avons jamais pu atteindre ce niveau de discussion.

Je ne sais pas si vous voyez ce que je veux dire, mais c’était quelque chose de fondamental pour nous, car une fois que nous avions bien bien étudié et visualisé la manière dont les données allaient être organisées, nous savions où nous allions, en sachant ce que nous pouvions faire et ce que nous ne pouvions pas faire.

Avec d’autres prestataires, nous avions parfois l’impression que nous allions signer les yeux fermés, ce qui est très gênant vu l’investissement, en temps et en argent, que représente l’informatisation d’une entreprise.

 

Selon vous, quels sont les points les plus sensibles de l’informatisation d’un groupe de magasins comme le votre ?

À mon avis, il y a deux choses qui doivent faire souvent peur aux commerçants : la première est de travailler sur un logiciel fait sur mesure, c’est-à-dire spécifique à l’entreprise, ce qui peut paraître être un avantage, mais qui, à notre époque mouvante, est à mon sens dangereux, puisque l’on est pieds et mains liés, financièrement et techniquement ; en effet, chaque demande d’amélioration du logiciel pourra être facturée au prix fort (puisqu’elle sera faite uniquement pour vous), et que des erreurs techniques non décelées à temps pourront avoir de graves conséquences (alors que sur un produit standard, des milliers d’entreprises clientes font remonter les problèmes rapidement, ce qui fait que les bugs sont rapidement identifiés et corrigés). XL Soft a refusé de travailler de cette façon, et à mon avis c’est un atout important.

 

La deuxième chose, c’est de travailler en environnement multi-base de données, c’est-à-dire avec une base de données dans chaque magasin et au siège. Cette façon de travailler me semble très fragile, et à mon avis, il faut la fuir comme la peste !

De notre côté, nous travaillons avec une seule base administrateur au siège, et tout le monde travaille avec la même base de données.

 

La base de données n’est-elle pourtant pas dupliquée dans chaque site ?

Oui, pour la caisse, mais comme nous travaillons en TSE, il n’y a vraiment qu’une seule base de données, c’est primordial.
En plus de vos propres boutiques, vos produits sont commercialisés en ligne sur votre site web, comment le site web marchand et votre logiciel de gestion communiquent-ils ?

Grâce aux interfaces d’import/export de XL Pos, qui sont à la fois très souples et facilement paramétrables. Le site web me génère tous les jours un fichier texte de commandes qui est importé dans XL Pos. Tout le détail de la commande est importé, des coordonnées clients à la liste des articles commandés.

Les interfaces d’import/export de XL Pos me servent aussi à communiquer avec un logiciel d’étiquetage et de suivi de colissimos / colipostes.

 

Comment avez-vous réalisé votre site web marchand ?

Au départ, pour l’étude et le développement, j’ai travaillé avec des étudiants du secteur de la création web, et maintenant je suis assisté par un professionnel.

 

Comment gérez-vous les frais de port ?

Pour l’instant, nous avons préféré gérer ces frais simplement, nous facturons en effet un forfait de frais de port, quels que soient le poids et la destination. Les frais de port sont ensuite récupérés dans XL Pos avec le reste de la commande. Quant à l’export, nous nous heurtons à des problèmes de conservation : nous préférons donc gérer ces commandes par téléphone au cas par cas.

 

Votre logiciel de caisse XL Pos communique-t-il avec un logiciel de comptabilité ?

Non, pas pour le moment, c’est justement quelque chose que nous devons mettre en place cette année.

 

Quelles sont les fonctionnalités que vous appréciez le plus dans XL Pos ?

Les filtres paramétrables sont vraiment puissants et nous servent dans de nombreux domaines. Avec ces filtres multicritères, on peut isoler une série de produits de manière très précise. Par exemple, je peux demander un filtre sur les articles contenant du chocolat, créés cette saison, et dont le prix est inférieur à 30 euros.

Ce filtre peut être ensuite mémorisé et je peux le réutiliser à n’importe quel endroit du logiciel, y compris par exemple dans les statistiques. Je peux ainsi demander un historique des articles correspondants au filtre créé, ou demander un bilan des ventes sur ce filtre.

Je ne sais pas si ce type de fonctionnalité existe dans les autres logiciels de caisse, mais je trouve ça très utile, surtout pour les éditions papier qui correspondent ainsi vraiment à ce que l’on demande.

 

Votre logiciel de caisse est-il relié à une balance électronique pour la vente au poids des chocolats ?

En fait, nous ne vendons pas les chocolats au poids. Je sais que XL Pos peut être connecté à une balance, mais pour l’instant, c’est une fonctionnalité qui ne nous intéresse pas.

 

Rannou Métivier  Lionel Bertrand